各学院：
根据《河南省大中专毕业生档案管理办法》及我校2024年毕业生工作安排，为加强毕业生档案转递工作便捷性和精准度，同时对各学院档案管理的跟踪指导，进一步规范档案工作秩序，现将2024年毕业生档案转递工作安排如下：
一、 毕业鉴定及档案工作。
各学院要高度重视档案材料收集归档和毕业鉴定工作，在严格审核、把关的基础上，客观公正地对每一位毕业生进行评价。5月15日前完成毕业生档案材料归档，按要求补齐差缺的原档或材料，形成完整的毕业生档案，并按学生处提供毕业生档案号顺序整理电子版和纸质版， 7月15日前分批完成已落实就业去向学生的档案转递工作。根据毕业去向登记信息，要求毕业学生填写《焦作大学毕业生档案转递申请表》；学院认真填写《焦作大学学生档案转递通知单》（装入毕业生档案袋内），随档案材料密封后，按规定通过机要通信或邮政特快专递渠道转出档案。严禁个人自带档案。
二、 各学院务必要求毕业生认真填写《焦作大学毕业生档案转递申请表》，并审核寄送信息，确保寄送信息准确无误。
（1）2024届毕业生档案通过邮政EMS学生档案专用通道转递。毕业生须按邮政EMS要求规范填写寄送信息，确保档案准确投递。
档案收件地址（务必详细填写省市区县，以及街道名称、楼宇、门牌号码等信息）
收件单位（务必准确填写有档案管理权限的单位全称）和部门
收件人姓名
收件人电话（手机）号码
（2）毕业生填写相关信息后，各学院务必认真审核，避免因寄送信息有误，档案投递到无档案管理权限的单位，或档案无法妥投被退回，造成不必要的麻烦。
二、整理毕业生归档材料，复核毕业生档案寄送信息
1．根据学生处下发《毕业生档案填表明细》及《毕业生档案去向填写明细》，学院审核提交的档案寄送信息，学生处进行毕业生档案转递数据规范和处理后，通知各学院复核毕业生档案寄送信息，
2．各学院负责将毕业生归档材料按档案号整理好，装入对应的毕业生档案袋，确保档案材料不遗漏、不错装。
3．按有关规定，毕业生档案采用EMS转递，若因专业涉密和到涉密单位就业需要机要通信渠道转递的，请各学院向学生处提交需要通过机要转递档案的毕业生名单（纸质和EXCEL电子文档各一份）。
三、毕业生材料归档与档案转递
1．归档时间：2024年6月26日-7月15日上午。
2．归档地点：行政楼4026楼档案整理室。
3．各学院根据毕业生材料归档时间安排（详见附件四），协助学生处将毕业生材料归档复查后，由学生处密封档案并签章。
4．当年暂留学校档案，入库并按学生处规定单独办理相关转递移交事宜。
5．外寄的档案，经学生处逐份清点核对寄送信息后，由各学院按学生处要求办理交接手续。
6. 2024年6月26日-7月15日下午，学生处与邮政公司办理毕业生档案转递。
四、收档单位变更办理档案改寄
毕业生若因更换就业单位更改寄档信息，务必在本学院寄档时间前办理完毕。档案寄出后变更收档单位的，持新档案接收单位调档案函，联系原档案接收单位办理调档。退档、缓寄、滞留在校的档案办理改寄的，持档案接收单位调档函办理。
五、毕业生档案查询
各学院告知毕业生务必重视自己的档案，不能本人自带或自行保管档案，以免给今后的工作、生活带来不必要的麻烦。
毕业生需在3个月内确认档案接收单位是否收到档案，按档案管理单位要求办理相关手续。如档案未到，可通过中国邮政速递物流网站或客服服电话11183查询档案物流情况。也可直接与辅导员或学生处联系查询。档案自交寄之日起一年内邮政受理查询，逾期邮政无法受理档案物流查询。
各学院要把毕业生档案工作作为毕业生工作的重要内容，切实提高政治站位，健全工作机制，规范工作流程。加强辅导员和毕业生沟通联动，强化信息衔接，提高档案转递工作准确性，确保毕业生档案顺畅有序规范转递。
