焦作大学学生管理系列规章制度》（焦大政〔2017〕49号）
附件12：
焦作大学学生学籍档案管理办法
（2017年9月7日校长办公会议通过）
为适应我校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，确保学生档案的真实、完整、安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，结合我校学生档案管理实际，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。
第二条 学生档案管理工作按照学校统一领导、校院分级管理的原则实行，学生处对学院的学生档案工作实行监督和指导。
第三条 学生档案日常管理在学生所在院部，由各学院分管学生工作的总支书记或副书记负责，并安排专门工作人员按照规定做好档案管理工作，要求做到安全、保密、系统、完备。特殊情况需查阅使用档案，要严格办理查阅登记手续。学生毕业时，移交学生处，使用由学生处统一印发的档案袋和专用封条。
第二章 收集范围
第四条 学生档案应包括下列材料：
高中（中职）阶段档案
学生在校期间成绩单
学生登记表
毕业生登记表
奖惩材料
毕业生就业报到证存根
国家助学贷款材料
毕业生专升本材料
其它可供组织参考的有保存价值的材料。
第三章 归档要求
第五条 入档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、真实、文字清晰、对象明确。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字，并注明形成材料的时间。
第六条 归档材料的载体一般应使用A4的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用黑色水笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和蓝色墨水以及复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
第七条 新生入学期间，要认真及时做好纸质高中档案的收集，各学院要有专人负责登记，记录好交接手续，学院存档备查。对于无纸质高中档案的学生，学生本人写清楚原因，交于学院存档备查，不得晚于每年10月15号。
第八条 学生毕业前，学籍档案由所在学院保管。毕业时，各学院按照学生处要求将学籍档案整理完毕，由学生处统一安排时间验收并封存档案。学生处要求记录整理的相关材料学院存档备查。
第四章 档案查阅
第九条 因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，党委组织部门、团委和各学院党政负责人可登记后查（借）阅学生档案；因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位党务介绍信和本人身份证，经学生处处长审批，方可查阅档案材料。查阅档案应严格保密。
第十条 学生档案不得外借。确因工作需要借出时，应经学生处处长批准并严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管，借出时间一般不得超过3天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改；未经批准不得复制。归还时，管理人员要逐一核对档案材料。
第五章 档案传递
第十一条 学生毕业、转学，应及时按程序将档案转给新的管理单位。
第十二条 学生档案通过机要交通传递，由专人送达，原则上不允许自带。
第十三条 学生档案材料变更保管单位时必须完整齐全，并按规定认真整理。
第十四条 转出转入的学生档案，要认真登记档案转递明细。
第十五条 转递的要求
（一）毕业生档案由各学院完备手续后交由学生处，统一按报到证上签发的单位或录取院校地址转递，平时需转递的档案由学生处按规定转递。
（二）对超过择业期仍没有落实就业单位的学生档案，学校就业部门按返回生源地办理报到证，学生处将该生档案转往其生源地县（市）人事部门人才交流中心。
（三）休学学生的相关档案，在办理休学手续时统一转至学工办主任保管。学生复学后交于所在班级辅导员管理，所有交接时要履行交接手续，存档以便备查。
第十六条 遗留档案一律在学生处保管。建立《遗留档案登记簿》，做到出入清楚。遗留档案包括：自动退学、出国未归、死亡、失踪的学生档案。
第十七条 退学、开除学籍的学生档案，学生本人可将档案自行带走。
第六章 监督管理
第十八条 定期检查学生档案材料收集归档工作，及时研究解决收集归档中的问题。
第十九条 学生档案要由专人负责。档案工作人员要终于职守、熟悉业务、掌握政策、严格把关、保守秘密。
第二十条 学生档案要有符合国家标准的存放环境，做好放火、防盗、防潮工作。
第二十一条 对违反规定，涂改、伪造、擅自剔除档案材料的要追究责任，严肃查处。
第七章 附则
第二十二条 本办法由校学生处负责解释，自发布之日起执行。
